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Update|2017.05.03

すぐに活用できる! ビジネス英文メールの書き方 (初心者の方のために)

英文メールというと少し書くのを躊躇するかもしれませんが、テンプレートなどを押さえてしまえば、そこまで難しくありません。
今回は、Webマーケターとしてシンガポールとインドでの就労経験を持つ筆者が英文メールをすぐに書くためのポイントをまとめました。(読了時間目安: 4.5分)

もくじ

1. テンプレートを覚える

2. よく使用する表現を覚える

3. 主語・目的語をはっきりさせる

4. 丁寧な言い回しにする

youvegotamail

1. テンプレートを覚える

まずは英文メールのテンプレートを覚えることが必要です。
テンプレートといっても難しいものではありません。
例示のように、出だしと終わりを押さえましょう。

例文のように、「”Dear”に始まり、”Best regards,”に終わる」のがテンプレートです。
(もう少しカジュアルに”Hello”で始めたり、締めの言葉にも様々なバリエーションがあるのですがまずは例文通り書いていただいて問題ありません。)

例文: 英文メールの全体像

    Dear John (ジョン様 お世話になります。)

    Thank you for sending the file today.
    (先ほどは例のファイルを送信いただきありがとうございました。)
    I have some questions on the file.It would be great, if we can talk over phone about it.
    (ファイルについて何点か確認したいことがございますので、お電話にてお話しさせていただければと思います。)
    Could you tell me your availability tomorrow?
    (明日のご都合の良い時間帯を教えていただけますでしょうか。)
    Will wait for your reply.
    (お返事お待ちしております。)

    Best regards,
    Takashi

    (宜しくお願い致します。永井)

2. よく使用する表現を覚える

特殊なケースを除いてメールの目的はだいたい決まっています。
「依頼」「依頼への返事」「ファイルの送受信」「スケジュール確認」などです。
基本的な言い回しはいつでもつかえるように覚えてしまいましょう。
下記にメールでよく使用する表現をまとめています。

よくつかうメール表現

    a.添付ファイルの確認を依頼する。

    Kindly check the file attached.
    (添付ファイルをご確認ください。)
    *the file attached: 添付ファイル
     

    b. 相手のスケジュールを確認する

    Could you tell me your availability on Monday?
    (月曜日ご都合の良い時間帯を教えていただけますか。)
     

    c. 電話で詳細を確認した旨を伝える。

    It would be great if I can hear about it in detail over phone.
    (お電話で詳細確認できれば幸いです。)
    *it would be great if I can: 私は~~したいのですが
    *in detail: 詳細について
     

    d. 前回のメールが届いているかどうか確認する。

    Hope the previous mail I sent was well-received.
    (前のメールをご確認いただきましたでしょうか。)

3. 主語・目的語をはっきりさせる

常に「誰が」「何を」求めているのかをはっきりさせた上で、メールを書きましょう
日本語では主語をはっきりさせなくても伝わることが多いですが、英語では主語・目的語をはっきりさせないと意味が伝わりません。
文章で必要な要素が抜けていないか確認しましょう。
「誰が」「何を」求めているのかをはっきりさせた上でメールを書くことは、特に、内容が複雑になってきた場合に有効です。

4. 丁寧な言い回しにする

英語コミュニケーションにも「敬語」は登場します。
メールを送信する前に、メールが失礼な言い回しになっていないか確認しましょう。
サポートセンターなど顔の見えない相手に対してメールを送るときも、言い回しに注意を払いましょう。
bekindbaby

よくつかう丁寧な言い回し

    a. 依頼する場合

    It would be great if we can have a meeting.
    (ミーティングを開きませんか。)
    I would like to have the file.
    (そのファイルをいただけませんでしょうか。)
    Could you tell me your phone number?
    (電話番号を教えていただけますでしょうか。)
    Kindly check the file.
    (ファイルをご確認いただければと存じます。)
    Please reply to this email as soon as possible.
    (お早めにご返信ください。)
     

    b. 断る場合

    I wish I could.
    (生憎できかねます。)
    Sorry, I can’t.
    (申し訳ありませんができかねます。)

 
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