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Update|2017.05.03

ウェブマーケターのためのビジネス英語メール基本文例

英文メールというと少し書くのを躊躇するかもしれませんが、テンプレートなど押さえてしまえば、そこまで難しくありません。メールは仕事の中で重要なツールです。基本文例を覚えて、円滑なコミュニケーションを実現しましょう。今回は、ウェブマーケターとしてシンガポールとインドでの就労経験を持つ筆者がポイントをまとめました。(読了時間目安: 4.5分)

もくじ

1. テンプレートを覚える

2. よく使用する表現を覚える

3. 主語・目的語をはっきりさせる

4. 丁寧な言い回しにする

youvegotamail

1. テンプレートを覚える

まずは英文メールのテンプレートを覚えましょう。
難しいものではありません。
例のように、出だしと終わりを押さえましょう。

「”Dear”に始まり、”Best regards,”に終わる」のがテンプレートです。
(もう少しカジュアルに”Hello”や”Hi”で始めたり、締めの言葉にも様々なバリエーションがあります。個人的には、締めの言葉は、”Warmest Regards,”などとするのが好きです。慣れたら、他の方が使用している表現を真似して自分に合った表現をしていきましょう。)

例文: 英文メールの全体像

    Dear John (ジョン様 お世話になります。)

    Thank you for sending the file today.
    (先ほどは例のファイルを送信いただきありがとうございました。)
    I have some questions on the file.It would be great, if we can talk over phone about it.
    (ファイルについて何点か確認したいことがございますので、お電話にてお話しさせていただければと思います。)
    Could you tell me your availability tomorrow?
    (明日のご都合の良い時間帯を教えていただけますでしょうか。)
    Will wait for your reply.
    (お返事お待ちしております。)

    Best regards,
    Takashi

    (宜しくお願い致します。永井)

2. よく使用する表現を覚える

ビジネスメールの目的はだいたい決まっています。
よくあるのが「依頼」「依頼への返事」「ファイルの送受信」「スケジュール確認」です。
基本的な言い回しはいつでもつかえるように覚えてしまいましょう。
下記にケース別の英語メール表現をまとめています。

よくつかう英語メール表現

    a.添付ファイルの確認を依頼する。

    Kindly check the file attached.
    (添付ファイルをご確認ください。)
    *the file attached: 添付ファイル
     

    b. 相手のスケジュールを確認する

    Could you tell me your availability on Monday?
    (月曜日ご都合の良い時間帯を教えていただけますか。)
     

    c. 電話で詳細を確認した旨を伝える。

    It would be great if I can hear about it in detail over phone.
    (お電話で詳細確認できれば幸いです。)
    *it would be great if I can: 私は~~したいのですが
    *in detail: 詳細について
     

    d. 前回のメールが届いているかどうか確認する。

    Hope the previous mail I sent was well-received.
    (前のメールをご確認いただきましたでしょうか。)

3. 主語・目的語をはっきりさせる

常に「誰が」「何を」求めているのかをはっきりさせた上で、メールを書きましょう
日本語では主語をはっきりさせずとも伝わることが多いのですが、英語では主語・目的語をはっきりさせないと意味が伝わりません。様々な文化圏の方が英語を話すことを考えると、誤解の無い表現をすることは重要事項だと考えられます。メールを送る前に一度、文章中で必要な要素が抜けていないか確認しましょう。
「誰が」「何を」求めているのかをはっきりさせた上でメールを書くことは、特に、内容が複雑になってきた場合に有効です。相手の意図を誤解しており、負わなくて良い精神的苦痛を受けることもあります。おかしいと思ったり、複雑だなと思った際には、丁寧に読み込んでいきましょう。常に「誰が(主語)」「何を(目的語)」を気にしましょう。

4. 丁寧な言い回しにする

英語コミュニケーションにも日本語の「敬語」のように丁寧な表現は存在します。
メールを送信する前に、メールが失礼な言い回しになっていないか確認しましょう。
サポートセンターなど顔の見えない相手に対してメールを送るときも、言い回しに注意を払いましょう。失礼なメールを送ってしまった後に、あからさまに相手側の対応が悪くなることも実際に発生しています。

丁寧な言い回しもパターン毎に理解しましょう。
bekindbaby

よくつかう丁寧な言い回し

    a. 依頼する場合

    It would be great if we can have a meeting.
    (ミーティングを開きませんか。)
    I would like to have the file.
    (そのファイルをいただけませんでしょうか。)
    Could you tell me your phone number?
    (電話番号を教えていただけますでしょうか。)
    Kindly check the file.
    (ファイルをご確認いただければと存じます。)
    Please reply to this email as soon as possible.
    (お早めにご返信ください。)
     

    b. 断る場合

    I wish I could.
    (生憎できかねます。)
    Sorry, I can’t.
    (申し訳ありませんができかねます。)

 
 

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ブログ執筆

永井 隆 (株式会社KAN 所属)

永井 隆

Webサイトのデータ活用で経営ビジョンの達成をご支援!国外企業でのコンサルティング経験から、グルーバルな視野で各部門や国境を超えたWeb活用を実現します!

 

研修/講演実績

  • Google アナリティクス研修 (大手人材派遣、大手印刷会社、大手メディア運営会社/ 日本)
  • Google アナリティクス研修 (国立Singapore Management University/ シンガポール)
  • 「アクセス解析トレーニング」 (Web制作会社/フィリピン)
  • 「アクセス解析が事業にもたらすもの」 (タイ)  など

 

執筆

  • 「Google アナリティクス 3種類の導線分析方法」(KANブログ)
     ※GAフォーラム掲載
  • 「Google アナリティクス 計測しやすいペルソナの設計」(KANブログ)
  • アクセス解析の研修テキスト英訳 など
  •  

    保有資格

    • GAIQ Google アナリティクス個人資格 (グーグル株式会社)
    • Certified Web Analyst(米国 Digital Analytics Association)※日本人で3人目の取得
    • TOEIC 890点 (一般社団法人国際ビジネスコミュニケーション協会)

     
     

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