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Microsoft Teams でオンライン面接を行う方法【企業側】

Teams での面接方法について【企業側】

新型コロナウィルス(COVID-19)の蔓延により、オンライン会議、オンライン研修など、今まで対面でおこなっていたことをオンラインに切り替える動きが、一気に広がっているように感じています。

働き方をオンラインに変化させた皆さんは、新しい働き方に慣れてきたころでしょうか。
通常業務でも変化が求められているのと同様に、採用活動でもオンラインを活用した説明会や面接に取り組む会社も増えています。

今回は、「 Microsoft Teams 」を活用して、外部の人と面接する方法について説明します。
面接を開催する企業側と、面接を受ける外部の人に分かれて、一連の操作手順をご案内します。
今こそ、 Teams を使いこなして、オンライン上で日常業務ができるように準備をしましょう。

◎面接者側の方法についてはこちら

面接の準備(概要)

こちらのページでは、面接を開催する「企業側の操作」についてご案内します。

まずは、面接前の準備を行いましょう。
PCの場合はブラウザ上でWeb会議に参加できるので、面接者に「 Microsoft Teams 」をインストールや、アカウントの作成を依頼する必要はありません。

日程の調整を行い、面接者にメールなどで会議の案内を行いましょう。
Microsoft Teams オンライン面談

面接の準備(手順)

【目次】

①面接希望日の確認
③オンライン会議の設定
④オンライン面接を案内
⑥オンライン会議の設定を確認
⑦オンライン会議を実施

①面接希望日の確認

まずは面接の日程をメールなどで調整しましょう。
面接を行う場合は、事前に通信状況や端末の設定を確認するため、面接前に接続テストとして最低5分の余裕を持たせると、オンラインならではのトラブルにも余裕をもって対応できます。

面接の日程を調整するとの合わせて、オンライン面接を行う際の流れや準備について案内しましょう。
 
また、面接者の方がスマートフォンで参加する場合は、事前にアプリのインストールが必要になります。その場合は面接の案内を行うのと合わせて、アプリのインストールを促すようにしましょう。

③オンライン会議の設定

Teams でオンライン面接の設定を行いましょう。
動画で説明していますので、そちらも合わせてご参照ください。

【オンライン面接の設定方法】
  • Teams を起動します。
  • 予定表を開きます。
  • 「+新しい会議」から面接の設定を行います。面接のタイトルや日付、場所と詳細を記述します。
  • 参加者に面接者のメールアドレスを入力します。
  • 保存します。

④オンライン面接を案内

メール本文にはオンライン面接のURLと、オンライン面接の準備方法と操作方法を案内します。
動画で説明していますので、そちらも合わせてご参照ください。

 
  • 招待メールに本文に記載された[ Microsoft Teams 会議に参加]をクリックします。
  • Webブラウザで参加する場合は、[代わりにwebで参加]をクリックします。 Teams アプリで参加する場合は、[今すぐ起動する]をクリックします。
  • Teams にサインインせずに参加する場合は、[名前を入力]欄に参加者名を入力し、[今すぐ参加]をクリックします。Teams にサインインしている場合は、名前の入力欄は表示されません。
  • 「会議の参加者がまもなくあなたを招待します」と表示されます。開催者が参加を許可すると、会議が開始されます。
  • カメラ、マイクの確認を行います。
  • 音が聞こえるか確認します。音が聞こえない場合は、 Teams のチャット機能で連絡をしてみましょう。

⑥オンライン会議の設定を確認

面接開始の最低5分前には Teams 会議に参加して、動作に問題がないことを確認しましょう。
 
  • メールのリンクをクリックし、webブラウザや Teams アプリで視聴できることを確認します。
  • カメラ、マイクの確認を行います。
  • 外部ユーザーの参加を許可します。
  • 音が聞こえるか確認します。音が聞こえない場合は、 Teams のチャット機能で連絡をしてみましょう。

特に面接の主催者は早めに会議に参加しましょう。
外部ユーザーが面接の会議へ参加するためには、主催者が許可する必要があるためです。
外部ユーザーから参加の許可が求められた場合は、参加者の名前を確認して「参加許可」をクリックします。

⑦オンライン会議を実施

いよいよオンライン面接の開始です。
面接で使う機能を動画でご紹介します。

背景の変え方

デバイス設定方法

資料の共有

レコーディング

メモを取る

チャットする

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