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Office 365 日記

Microsoft Teamsをもっと便利に使いたい

2019-01-30
カテゴリ:Microsoft Teams
前々回のOffice 365日記ではTeamsのどんなものなのか、前回の日記ではチームでの会話(チャット)のやり方などを簡単にご紹介しました。
 
Teamsを使い始めて2週間もすると操作にも慣れ、会話も活発になってきました。
 
しかし、使っていれば当然、もっと便利に使いたいという思いが出てくるものです。
 

ファイルを共有したい

仕事上、チームのメンバーとやり取りをしていると、どうしても見てもらいたい資料や共有したいファイルとかありますよね?
 
今までメールに添付したり、共有サーバーに保存してパスを送ったりと、わりと面倒。
 
しかも、返信がなくて見たかもよくわからない時があったり。。。
 
でも、Teamsならチャネルごとにファイル添付できるので、ファイルの共有もTeams内で完結できます。
Microsoft Teams
Teamsの各チャネルに [ファイル] というタブがあります。
 
ここの [アップロード] からファイルを指定するか、直接ドラッグ&ドロップでファイルをアップロードすることも出来ます。

[ファイル] にアップロードしたよとお知らせをすれば、メンバーのみんなで見ることが出来ます。
 
フォルダも作成ができるので、煩雑にならずにファイルを管理することが出来ますね。
 
 
会話中にファイルを添付したい

[ファイル] タブにアップロードしたファイルはリンクを取得することが出来ます。
 
該当のファイルを選択すると [リンクを取得] をいうメニューが表示され、URLをコピーできるので、スレッド内にURLを貼ればすぐにファイルを開くことが出来ます。
Microsoft Teams
しかし、長いURLが貼ってあるのは美しくない...
そんな時はテキストボックスの下に [添付] ボタンから添付できます。
Microsoft Teams
美しさに拘るなら、こちらからです(というか、こちらの方が断然便利です。)
 
[添付] をクリックするとPC本体やOneDrive、または既にTeams内にアップロードしているファイルも選択できます。

添付したファイルはスレッド内ではアイコンで表示され、ファイルのタイトルも見れるので、どういったファイルが添付されているか一目でわかったとても良いです。
 
また、PC本体やOneDriveから添付したファイルは自動的に [ファイル] タブにアップロードされる仕様となっています。
 
 
Teamsにアップロードしたファイルはどこに保存されているのか?

Teams上の [ファイル] にアップロードされたファイルは実際にはSharePointに保存されています。
 
ファイルの画面上部に [SharePointで開く] というメニューがあり、そこをクリックするとSharePointを起動することが出来ます。
 
SharePointではTeams上で設定したチャネルごとにフォルダが作成されており、そこにアップロードしたファイルが保存されています。
 
Teams上で誤って削除してしまったファイルを復元したり、更新履歴が確認できるので前のバージョンに戻したりすることが出来ます。
 
次回はタスクの管理について書いてみたいと思います。
 

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執筆者:田口 悠一朗 (株式会社KAN / 企画運営部)

Microsoft Teamsをはじめ、各Office 365アプリケーションの使い方マニュアル作成を大手企業を中心に行い、各企業に合った使い方を細かくヒアリングし、常に使用者目線での作成を心がけている。
食べ歩きと焼酎が好き。
 
 
 
 
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