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Office 365 日記

Microsoft Teamsをもっと便利に使いたい

2019-01-30
カテゴリ:Microsoft Teams
前々回のOffice 365日記ではMicrosoft Teamsのどんなものなのか、前回の日記ではチームでの会話(チャット)の使い方などを簡単に解説しました。

Microsoft 
Teamsを使い始めて2週間もすると操作にも慣れ、会話も活発になってきました。

しかし、使っていれば当然、もっと便利に使いたいという思いが出てくるものです。

そこで今回は、もっとMicrosoft Teamsを使いこなすために便利機能をご紹介します。



ファイルを共有したい

仕事上、チームのメンバーとやり取りをしていると、どうしても見てもらいたい資料や共有したいファイルとかありますよね?

今までメールに添付したり、共有サーバーに保存してパスを送ったりと、わりと面倒。

しかも、返信がなくて見たかもよくわからない時があったり。。。

でも、
Microsoft Teamsならチャネルごとにファイル添付できるので、ファイルの共有もMicrosoft Teams内で完結できます。
 
Microsoft Teams
Microsoft Teamsの各チャネルに [ファイル] というタブがあります。

ここの [アップロード] からファイルを指定するか、直接ドラッグ&ドロップでファイルをアップロードすることも出来ます。

[ファイル] にアップロードしたよとお知らせをすれば、メンバーのみんなで見ることが出来ます。

フォルダも作成ができるので、煩雑にならずにファイルを管理することが出来ますね。
 

 
会話中にファイルを添付したい

[ファイル] タブにアップロードしたファイルはリンクを取得することが出来ます。

該当のファイルを選択すると、 [リンクを取得] というメニューが表示されてURLをコピーできるので、スレッド内にURLのリンクを貼り付ければ、すぐにファイルを開くことが出来ます。

ちなみに、[ファイル]タブに作成したフォルダも同じように[リンクを取得]でURLが表示されます。
Microsoft Teams

しかし、長いURLが貼り付けてあるのは美しくない...
そんな時はテキストボックスの下に [添付] ボタンから添付できます。
Microsoft Teams
美しさに拘るなら、こちらからです(というか、こちらの方が断然便利です。)
 
[添付] をクリックするとPC本体やOneDrive、または既にMicrosoft Teams内にアップロードしているファイルも選択できます。

添付したファイルはスレッド内ではアイコンで表示され、ファイルのタイトルも見れるので、どういったファイルが添付されているか一目でわかったとても良いです。

また、PC本体やOneDriveから添付したファイルは自動的に [ファイル] タブにアップロードされる仕様となっています。
 

 
Microsoft Teamsにアップロードしたファイルはどこに保存されているのか?

Microsoft Teams上の [ファイル] にアップロードされたファイルは実際にはSharePointに保存されています。

ファイルの画面上部に [SharePointで開く] というメニューがあり、そこをクリックするとSharePointを起動することが出来ます。

SharePointでは
Microsoft Teams上で設定したチャネルごとにフォルダが作成されており、そこにアップロードしたファイルが保存されています。

Microsoft 
Teams上で誤って削除してしまったファイルを復元したり、更新履歴が確認できるので前のバージョンに戻したりすることが出来ます。

次回はMicrosoft Teamsでのタスクの管理について解説してみたいと思います。
 


執筆者:田口 悠一朗 (株式会社KAN / 企画運営部)

Microsoft Teamsをはじめ、各Office 365アプリケーションの使い方マニュアル作成を大手企業を中心に行い、各企業に合った使い方を細かくヒアリングし、常に使用者目線での作成を心がけている。
食べ歩きと焼酎が好き。
 

 
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