本文へ移動

Office 365 日記

よく使うメール・会議の内容を、Outlookでテンプレート化する

2021-05-14
カテゴリ:Office 365,Outlook / 予定表
定期的に同じメンバーに同じような内容のメールで資料の共有を行ったり、不定期だけれど特定のメンバーや内容で会議を行ったりする際に、「定型文をメモ帳で保存して、コピペしている」「前回送ったメールをコピーして使っている」といった声をよく聞きます。
しかしそれだと、前回のメールを探す手間がかかったり、宛先が多い場合に漏れが出てしまったりと不便だなと感じたことはありませんか。

 
Outlookのデスクトップアプリ版には、メールや予定表のテンプレートをあらかじめ登録しておいて利用できる機能があります。
テンプレートを使うと、メールの本文だけでなく、件名や宛先、添付ファイルを登録しておくこともできます。
宛先やCCが多い場合や、特定のメンバーとの会議が頻繁に発生する場合など、あらかじめテンプレート化しておくと作成時の抜け漏れがなくなりとても便利です。
添付ファイルも、内容が毎回同じということはあまりないかもしれませんが、添付する形式が決まっているなものであれば、定型フォーマットを添付ファイルとして登録しておくことで、それを開いて内容を更新したものを送ればいいので作業が楽になります。
 
<メールテンプレートの作成方法>
1.メール(会議)の作成で、テンプレート化したい内容(件名・宛先・本文・添付ファイル)を作成
2.メール(会議)作成画面のファイルタブをクリックし「名前を付けて保存」をクリック
3.ファイルの種類で「Outlookテンプレート」を選択
4.テンプレートのファイル名を付けて「保存」をクリック
※予定表の会議も、予定表メニューから同じ方法でテンプレート化できます。
テンプレートの作成①
テンプレートの作成②
テンプレートの作成③
テンプレートの作成④
<メールテンプレートの使用方法>
1.ホームタブで「新しいアイテム」から「その他のアイテム」>「フォームの選択」をクリック
2.フォルダーの場所で「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択し、使用したいテンプレートを選択して「開く」をクリック
テンプレートを使う①
テンプレートを使う②
テンプレートを使う③
テンプレートの内容を更新したい場合は、開いたテンプレートを修正後、<メールテンプレートの作成方法>手順で上書き保存します。

一度作っておけばずっと使えますし、途中で宛先のメンバーが追加変更になったりしてもテンプレート自体を更新できるので、使い慣れるととても便利な機能です。
今まで使っていなかった! という方は、ぜひ一度試してみてください。

執筆者:
三輪 綾子

働き方改革に向けたツールの利活用など、企業向けコンサル研修講師を主に担当。
過去には会計ソフトや海外金融機関ネットバンキングの使い方、海外投資のノウハウ、就職活動対策など、様々なセミナー、研修を経験。
 
 
 


従来型の「講義中心の研修」や「録画された動画をeラーニングとして視聴する」というスタイルではなく、講師と双方向にやり取りをすることで、 Teams の使い方やコミュニケーションの取り方を実践的に学ぶことができます。

 
 
 
 
 
関連記事
TOPへ戻る