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Office 365 日記

Teamsのプレゼンス(ステータス・在席確認)を使いこなそう

2020-09-30
カテゴリ:Office 365,Microsoft Teams
皆さんは、「プレゼンス」の機能をご存じでしょうか?
ご存じの方は、日々の業務の中で使っていますか?

 
Skype for Businessにも以前からある機能なので、ご存じの方も多いのでは?
Teamsは、少し前までプレゼンス表示変更に若干のタイムラグがあったのですが、現在はリアルタイムで変更されるようになり、自動で表示されるプレゼンスの種類も増えました。
在宅ワークなど、社内のメンバーとも離れた場所でコミュニケーションを取る機会が多い今、以前よりもさらに役立つ機能になりましたね。
 
<プレゼンスとは?>
Microsoft 365画面の右上に表示されている自分のアカウントアイコンを見てください。
アカウントアイコンの右下に、緑や赤の小さな丸がついているかと思います。
これが、ユーザーの現在の状況(可用性)を表す「プレゼンス(在席確認)」です。
 
この小さな丸の色や記号で、自分、またほかのメンバーの状況がわかります。
状態はたくさんありますが、大まかに色で覚えておくとわかりやすいです。
 
 は連絡可能
黄色は離席中
は取り込み中
 
アイコンの右側に文字でも状態が記載されるので、アイコンの意味は一目でわかります。
 
<プレゼンスは自動で変わる>
プレゼンスは、Teams予定表、Outlook予定表の登録状態や、PC稼働状況によって自動で変更されます。
変更される条件は、下の一覧をご覧ください。
 
また、一部の状態は手動でも設定できるので、例えば、予定は入っているけれども、通話がかかってきたら対応可という場合や、逆に、集中したいのでなるべく連絡してほしくない、今忙しくて手が離せないというときには、わざわざ何かの予定を登録して自動表示させるよりも、プレゼンスを手動で変えてしまうほうが簡単です。
プレゼンスの種類
また、一部の状態は手動でも設定できるので、例えば、予定は入っているけれども、通話がかかってきたら対応可という場合や、逆に、集中したいのでなるべく連絡してほしくない、今忙しくて手が離せないというときには、わざわざ何かの予定を登録して自動表示させるよりも、プレゼンスを手動で変えてしまうほうが簡単です。
 
<プレゼンスの手動変更方法>
1.右上のアカウントアイコンをクリックし、自分のプレゼンス(状態)をクリックする
2.一覧から表示したいプレゼンスを選択する
 
なお、手動でプレゼンスを変更した場合は、改めて手動で変更するか状態を解除しないと、自動変更には戻りません。
プレゼンスが自動で変更されるように戻したい場合は、「状態のリセット」を行いましょう。
手動でプレゼンスを変更する
<他の人のプレゼンスを見る>
同じテナントのアカウントや、同じチーム/チャネルに所属しているメンバーは、チャットの画面やメンバー一覧で相手のプレゼンスを表示できます。
 
同じチャネルのメンバーの場合は、チャネルチャット画面右上の「チャネル情報」をメンバーの一覧が表示され、全員のプレゼンスが確認できます。
チャット画面などでも、相手の投稿左側に表示されるアカウントアイコンでプレゼンスが確認できます。
なお、アイコンにマウスカーソルを合わせると、アイコンの右下に詳細な状態が文字で表示されます。
他の人のプレゼンスの見かた
自分のプレゼンスを正しく設定しておくことにより、Teamsで繋がっている相手に自分の状態を示すことができます。
また、誰かに連絡を取りたい場合には、まず相手のプレゼンスを確認することにより、今連絡しても大丈夫か、連絡手段は何が適切かを選ぶことができます。
 
「連絡可能」だったら通話をかけてみたり気軽にチャットで話しかけたり、会議中の場合には終わるのを待って連絡したり、不在だったら後から返信をもらえるように、詳細なチャットやメールを送って置いたり…

連絡しても大丈夫かな、どう連絡しようかな、と悩む要素が少なくなるので、連絡前にまずプレゼンス確認を習慣づけて、オンラインコミュニケーションをより快適にしましょう!

執筆者:
三輪 綾子

働き方改革に向けたツールの利活用など、企業向けコンサル研修講師を主に担当。
過去には会計ソフトや海外金融機関ネットバンキングの使い方、海外投資のノウハウ、就職活動対策など、様々なセミナー、研修を経験。
 
 
 


従来型の「講義中心の研修」や「録画された動画をeラーニングとして視聴する」というスタイルではなく、講師と双方向にやり取りをすることで、 Teams の使い方やコミュニケーションの取り方を実践的に学ぶことができます。

 
 
 
 
 
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