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Office 365 日記

よく使う言い回しや文章を、ワンクリックでメールに挿入する(マイテンプレート)

2021-05-17
カテゴリ:Office 365,Outlook / 予定表
5/14のブログよく使うメール・会議の内容を、Outlookでテンプレート化するで、メールのテンプレート作成と使い方をご紹介しました。
こちらは、メールの件名・宛先・内容などメールそのものをテンプレート化する方法でしたが、よく使う定型文だけを登録しておいてメールや予定表の本文に差し込みたいという場合には、「マイテンプレート」という機能があります。
メールのテンプレート化はOutlookのデスクトップアプリのみで使える機能ですが、マイテンプレートはOutlook on the Web(ブラウザから利用するWeb版のOutlook。以下OWA)でも利用できます。
 
<マイテンプレートの登録と使い方(Outlookデスクトップアプリ)>
1.メール作成画面のメールのメッセージタブ(予定表は会議タブ)で、「テンプレートを表示」をクリック
2.「+テンプレート」をクリック
3.テンプレートのタイトルとテキスト(改行可能)を入力し、「保存」をクリック
4.メール本文のテンプレートを挿入したい場所にカーソルを合わせ、マイテンプレートの一覧から挿入したいテンプレートをクリック
マイテンプレート(デスクトップアプリ)①
マイテンプレート(デスクトップアプリ)②
マイテンプレート(デスクトップアプリ)③
マイテンプレート(デスクトップアプリ)④
<マイテンプレートの登録と使い方(OWA)>
1.メール作成画面下部の「…」をクリックし、「マイテンプレート」をクリック
2.「+テンプレート」をクリック
3.テンプレートのタイトルとテキスト(改行可能)を入力し、「保存」をクリック
4.メール本文のテンプレートを挿入したい場所にカーソルを合わせ、マイテンプレートの一覧から挿入したいテンプレートをクリック

 
作成したテンプレートを削除または編集したい場合は、マイテンプレートの一覧で該当のテンプレートにカーソルを合わせ、右上の「削除」「編集」アイコンをクリックします。
マイテンプレート(OWA)①
マイテンプレート(OWA)②
マイテンプレート(OWA)③
マイテンプレート(OWA)④
マイテンプレート(OWA)⑤
OWAはWebブラウザからMicorosoft 365にログインすればアプリケーションをインストールしなくても気軽に使えるため、ちょっとメールチェックしたいときや、サブPCなどで使っているという方もいらっしゃるかと思います。
OWAではメールそのもののテンプレート化はできませんが、マイテンプレートはデスクトップアプリとOWAどちらからでも登録でき、共通で使用できますのでとても便利です。
よく使う定型文などをいくつか登録しておくと、その組み合わせでメール本文を簡単に作成することもできるので、「この挨拶文や表現はよく使うな」という文章があったら、ぜひマイテンプレートに登録して活用してみてください。

執筆者:
三輪 綾子

働き方改革に向けたツールの利活用など、企業向けコンサル研修講師を主に担当。
過去には会計ソフトや海外金融機関ネットバンキングの使い方、海外投資のノウハウ、就職活動対策など、様々なセミナー、研修を経験。
 
 
 


従来型の「講義中心の研修」や「録画された動画をeラーニングとして視聴する」というスタイルではなく、講師と双方向にやり取りをすることで、 Teams の使い方やコミュニケーションの取り方を実践的に学ぶことができます。

 
 
 
 
 
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