よく使う言い回しや文章を、ワンクリックでメールに挿入する（マイテンプレート）

Microsoft 365 日記

よく使う言い回しや文章を、ワンクリックでメールに挿入する（マイテンプレート）

2021-05-17

カテゴリ：Microsoft 365，Outlook / 予定表

5/14のブログ「よく使うメール・会議の内容を、Outlookでテンプレート化する」で、メールのテンプレート作成と使い方をご紹介しました。
こちらは、メールの件名・宛先・内容などメールそのものをテンプレート化する方法でしたが、よく使う定型文だけを登録しておいてメールや予定表の本文に差し込みたいという場合には、「マイテンプレート」という機能があります。
メールのテンプレート化はOutlookのデスクトップアプリのみで使える機能ですが、マイテンプレートはOutlook on the Web（ブラウザから利用するWeb版のOutlook。以下OWA）でも利用できます。

＜マイテンプレートの登録と使い方（Outlookデスクトップアプリ）＞
1．メール作成画面のメールのメッセージタブ（予定表は会議タブ）で、「テンプレートを表示」をクリック
2．「＋テンプレート」をクリック
3．テンプレートのタイトルとテキスト（改行可能）を入力し、「保存」をクリック
4．メール本文のテンプレートを挿入したい場所にカーソルを合わせ、マイテンプレートの一覧から挿入したいテンプレートをクリック

マイテンプレート（デスクトップアプリ）①

マイテンプレート（デスクトップアプリ）②

マイテンプレート（デスクトップアプリ）③

マイテンプレート（デスクトップアプリ）④

＜マイテンプレートの登録と使い方（OWA）＞
1．メール作成画面下部の「…」をクリックし、「マイテンプレート」をクリック
2．「＋テンプレート」をクリック
3．テンプレートのタイトルとテキスト（改行可能）を入力し、「保存」をクリック
4．メール本文のテンプレートを挿入したい場所にカーソルを合わせ、マイテンプレートの一覧から挿入したいテンプレートをクリック

作成したテンプレートを削除または編集したい場合は、マイテンプレートの一覧で該当のテンプレートにカーソルを合わせ、右上の「削除」「編集」アイコンをクリックします。

マイテンプレート（OWA）①

マイテンプレート（OWA）②

マイテンプレート（OWA）③

マイテンプレート（OWA）④

マイテンプレート（OWA）⑤

OWAはWebブラウザからMicorosoft 365にログインすればアプリケーションをインストールしなくても気軽に使えるため、ちょっとメールチェックしたいときや、サブPCなどで使っているという方もいらっしゃるかと思います。
OWAではメールそのもののテンプレート化はできませんが、マイテンプレートはデスクトップアプリとOWAどちらからでも登録でき、共通で使用できますのでとても便利です。
よく使う定型文などをいくつか登録しておくと、その組み合わせでメール本文を簡単に作成することもできるので、「この挨拶文や表現はよく使うな」という文章があったら、ぜひマイテンプレートに登録して活用してみてください。

執筆者：三輪　綾子

働き方改革に向けたツールの利活用など、企業向けコンサル研修講師を主に担当。
過去には会計ソフトや海外金融機関ネットバンキングの使い方、海外投資のノウハウ、就職活動対策など、様々なセミナー、研修を経験。

従来型の「講義中心の研修」や「録画された動画をeラーニングとして視聴する」というスタイルではなく、講師と双方向にやり取りをすることで、 Teams の使い方やコミュニケーションの取り方を実践的に学ぶことができます。

よく使うメール・会議の内容を、Outlookでテンプレート化する

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