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Office 365 日記

テレワークのコツ:Teamsのいいねってどう使うの?

2020-04-15
カテゴリ:Microsoft Teams
コロナ感染症対策で、今まで経験がないのにいきなりテレワークになった方も多いと思います。
私の友人にも、突然テレワークを言い渡され、連絡手段も会議も今まで使っていなかったTeamsに変わったという人が何人もいます。

ちょうどタイムリーなことに、昨日の夜、そんな友人のひとりからこんな質問をされました。
 
「最近入った新人に業務の注意や指示をすると、「いいね」だけして何も返信してこない。「いいね」だけされてもどういうつもりなのかわからなくて困るんだけど…。「いいね」って、何かをお知らせするとか情報を保存できるとか、特別な意味や機能があるの?」
 
通常「いいね」は、その名の通り「いいね!と思ったこと」、つまり賛同や支持を表すのに使います。
それと同時に、弊社では仕事で使う場合のルールとして、「投稿を読んだことを知らせる、内容を理解したことを知らせるために「いいね」をする」というものを推奨しています。

 
<いいね=既読(理解)とするメリット>
・ワンクリックで「読んだ」「理解した」と相手に伝えられる(早い、簡単)
・返事をかかなければいけない、返信内容を考えなければいけないというストレスがない
・投稿者も、すばやく一目で既読(理解)の判断がつきやすい

ただし明確な回答が必要な投稿の場合は、当然「いいね」をするだけではリアクションとして不十分です。

例えば上の友人のように、仕事上の注意をしたとき。
注意に対して自分のミスを反省したり改善する気があるのか、どう改善するつもりなのか、「いいね」だけでは伝わりませんよね。
注意した側の気持ちとしても、「注意しているのにどうして「いいね」なの?」となってしまいます。

自分の行った注意や指示出しに対して相手から明確な返答が欲しい時には、こちらからリアクション自体も指示してあげましょう。

「投稿を読んだら、どうすべきかを返信してください」
「これについての改善案を、〇〇時までに出してもらえますか」
「内容が理解できたら「いいね」をしてください。不明点があれば返信から質問してくださいね」

こうしておけば、必要なものは返信をもらえますし、指定したリアクションがない=読んでいない(できていない)と判断して、次の指示を出すトリガーになります。

チャットは便利なツールですが、顔が見えないやりとりである分、使い方を間違えると認識の齟齬に気づかないままになってしまったり、誤解から関係性が悪くなることも起こります。
特に、今のようにテレワークが続く状態だと、顔を合わせる機会がほとんどなくなり、コミュニケーションミスも生じやすくなります。
それをなくすためにも、気になることがあったらスルーしないですぐに相手に確認し、それを踏まえてお互いにやりやすい簡単なルールを作りましょう。
執筆者:三輪 綾子

働き方改革に向けたツールの利活用など、企業向けコンサル研修講師を主に担当。
講師やインストラクターを希望して就職したことはないのに、過去所属した会社すべてで、なぜか最終的にセミナー講師やインストラクター業に辿り着く。



 
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