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Office 365 日記

テレワークのコツ:毎日のスケジュールを細かく予定表に入れよう!

2020-04-28
カテゴリ:Microsoft Teams,Outlook / 予定表
皆さん、きちんOutlookやTeamsの予定表にスケジュールを入れていますか?
今更予定表? と思われる方もいるかもしれませんが、テレワークが中心になった今こそ、きちんとスケジュールの登録をすることがとても重要です。
普段でも、会議や来客などは入れているけれど日常的に行っているデスクワークなどは特に入れていないという人も多いのではないでしょうか。
 
オフィスに仲間がいるときは、それでも特に問題はありません。
あなたが席にいるかいないか、忙しそうにしているか余裕がありそうか、仲間は直接目で見て確認することができます。
しかしテレワークではそうもいきません。
予定表を見て、何もスケジュールが入っていないのは本当に何もすることがないのか、それとも日次業務のデスクワークをしているから入れていないだけなのか、それが忙しいのかどうかは周りからは見えないのです。
だからこそ、一日の「やること」をきちんと登録しておくことが重要です。
 
一番ダメな入れ方は、終日「テレワーク」とだけしているようなパターン。
「1日テレワークをしている」ということしかわからないので、例えば打ち合わせを入れたいなと思っても、すべての時間が空いているのか、それともNGな時間があるのか判断がつかず、連絡をして確認する必要が出てきてしまいます。
テレワーク時の予定表入力例
作業にかかる時間帯、その中でもどうしても動かせないものや、逆に流動的に対応できる時間がわかっていれば、他の人も予定を合わせやすいですし、自分も時間の管理がしやすくなります。
 
これは、自身のタスク管理にも役立ちます。
ずっと自室でひとり作業をしていると、時間の区切りがつけにくかったり、気が付いたら予定よりも作業時間が延びてしまったり…なんてことも起こりやすくなります。
それを防ぐためにも、何時から何時まではこの作業、というように予定時間をあらかじめ決めて登録しておくことで、仕事にめりはりをつけやすいというメリットがあります。
 
自分のスケジュール、もう一度見直してみませんか?
もし頻繁に「今日打ち合わせしたいんですけど、何時が都合がいいですか?」「〇〇時は空いていますか?」なんて連絡が来るようであれば、他の人が見たときに判断のつきづらい入れ方をしている可能性があります。
 
Office365などでOutlookの予定表とTeamsが連携していれば、便利な使い方はさらに広がります。
次回もスケジュールの登録にまつわる便利な機能についてご紹介しようと思います。
 
執筆者:三輪 綾子

働き方改革に向けたツールの利活用など、企業向けコンサル研修講師を主に担当。
講師やインストラクターを希望して就職したことはないのに、過去所属した会社すべてで、なぜか最終的にセミナー講師やインストラクター業に辿り着く。



 
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