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Office 365 日記

Teams会議 画面共有の種類① 画面(デスクトップ)共有とウィンドウ共有

2021-05-26
カテゴリ:Office 365,Microsoft Teams
つい先日、友人からTeamsで次のような相談を受けました。

「自分が画面共有すると、他の人が画面共有したときと動きが違う。ほかの人は複数の資料をスムーズに切り替えて表示しているのに、自分は資料を切り替えようとしてもうまくいかない。別の資料を選ぶたびに共有し直しが必要になって、毎回時間がかかってしまうんだけどどうして?」

すぐに、それは選択している共有の方法が違うからだよと返答したのですが、友人は「種類って何?」と、その時点で首を傾げました。
Teamsの表示方法は、デスクトップ・ウィンドウ・PowerPointの3種類があり、それぞれ性質が違います。
この友人の場合は共有時にウィンドウを選択しており、他の人はデスクトップを選択していることが、動きの違いになっています。

しかし友人は、共有できる画面がずらりと横に並んでいる中から共有したいものをひとつ選んでるだけで、まずその共有選択画面で表示されるメニューが「デスクトップ」「ウィンドウ」「PowerPoint」の3種類(※WhiteBoardも含めると4種類)で区切られていることに気づいていませんでした。

〇〇の資料を供したい、だから表示されている一覧から〇〇の資料をクリックし共有した。

これは、とても単純であたりまえの操作です。
但し前提として、前述の共有方法の種類を認識いていない場合の話。
共有の仕方に種類があり、それによって相手の画面の見え方が変わること知っていれば、今自分がどんな資料を共有したいのか、会議の相手が社内なのか社外なのかなどによって、適切な共有方法を選択できるようになります。

そんなTeams会議の画面共有ですが、つい最近、共有ボタンをクリックしたときのメニュー表示が変わりましたね(※変更のタイミングはテナントによります)。
以前は「デスクトップ共有」だったものが「画面共有」と名称が変わりました。
また、以前は画面の下部に横並びでメニューが表示されていたものが、表示位置が右上に変わり、共有方法の区別がつきやすくなりました。

今回は、まず基本の「画面(デスクトップ)共有」と「ウィンドウ共有」の2種類についてご説明します。

■画面(デスクトップ)共有
・自分のPCのデスクトップ画面を、すべてそのまま共有する
・画面を閉じたり開いたりといったPC上での操作もそのまま相手に共有される

<メリット>
・WordとExcel、PowerPointなどの複数の資料を続けて共有したい場合、共有したい画面を最前面に表示するだけで簡単に切り替えられる

<デメリット>
・自分が見ているのと同じ画面がすべて相手にも見えてしまうため、操作を誤ると、相手に見せてはいけないファイルやメールなどのツール画面、デスクトップ上のアイコン、フォルダ一覧なども共有されてしまう
■ウィンドウ共有
・選択したウィンドウだけを相手に共有する

<メリット>
自分のパソコン上で複数のウィンドウが開いていても、共有相手には選択したウィンドウしかされ共有されないため、相手には見せたくない資料やメモなどを開いていても安心

<デメリット>

複数の資料を切り替えて表示したい場合などは、都度共有を停止してやり直す手間がかかる
Microsoft Teams
複数の資料を切り替えながら共有したい場合は画面(デスクトップ)共有、ひとつの資料だけを見せたい、あるいは共有している画面とは別の資料などを確認しながら発表したい場合はウィンドウ共有といったように、共有する資料の数や共有する相手によって共有方法を選択することにより、進行をスムーズにしたり、不用意なミスを防ぐことができます。

友人の勤務先企業は、昨年のコロナ非常事態宣言時に急遽Teamsを導入したのですが、使い方の説明やマニュアルの配布などは特になく、自分で調べて使ってというスタンスだったため、とりあえずやってみて、できたことからなんとなく使っているのが現状とのこと。
そのため、こういった「なぜ」が発生しても、同僚にちょっと聞いてわからなければ、曖昧なままとりあえず使い続けるという状態が続いています。
しかしそれは、せっかくの考えられた機能を活用せず効率が悪いやり方をしていたり、理解不足から不用意なミスを引き起こすリスクをはらんで仕事をしているということです。
それを防ぐためにも、まずはツールの特性と機能を各社員が理解した上で、自分たちの仕事にどう使うのがいいかを考えることが大切です。

なんとなく使っている、知識にバラつきがある状態をなくす手段の一つとして
ナレッジマニュアルビジネスベーシックスタジオは、初心者にもわかりやすくおススメです。

次回はもうひとつの共有方法、
「PowerPoint Live」についてご紹介します。

 執筆者:
三輪 綾子

働き方改革に向けたツールの利活用など、企業向けコンサル研修講師を主に担当。
 過去には会計ソフトや海外金融機関ネットバンキングの使い方、海外投資のノウハウ、就職活動対策など、様々なセミナー、研修を経験。
  


従来型の「講義中心の研修」や「録画された動画をeラーニングとして視聴する」というスタイルではなく、講師と双方向にやり取りをすることで、 Teams の使い方やコミュニケーションの取り方を実践的に学ぶことができます。

 
 
 
 
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